Decyzja urzędu wysłana zwykłym e-mailem. Czy jest skutecznie doręczona?

Coraz częściej kontaktujemy się z urzędami za pośrednictwem poczty elektronicznej. Zdarza się również, że organ administracji przesyła decyzję na zwykły adres e-mail, niekiedy nawet na wyraźne życzenie strony.

Czy takie doręczenie jest skuteczne i rozpoczyna bieg terminu do wniesienia odwołania lub skargi?

Nie. Zwykła wiadomość e-mail nie zastępuje doręczenia decyzji administracyjnej w sposób przewidziany przepisami.

Stanowisko Naczelnego Sądu Administracyjnego

W postanowieniu z 1 lipca 2026 r., III OSK 1078/26, Naczelny Sąd Administracyjny rozpatrywał sprawę dotyczącą odmowy udostępnienia informacji publicznej.

Organ przesłał decyzję na zwykły adres poczty elektronicznej wskazany przez zainteresowanego. NSA uznał, że takie działanie nie spełnia wymogów doręczenia określonych w Kodeksie postępowania administracyjnego.

Nawet zgoda strony na otrzymanie decyzji zwykłym e-mailem nie zwalnia organu z obowiązku zachowania ustawowego trybu doręczenia.

Od 1 stycznia 2026 r. e-Doręczenia stanowią podstawowy sposób elektronicznej komunikacji urzędów z obywatelami i przedsiębiorcami, z uwzględnieniem wyjątków przewidzianych przepisami.

Nie należy jednak utożsamiać adresu do e-Doręczeń ze zwykłym adresem poczty elektronicznej.

Doręczenie decyzji może nastąpić również w innych prawnie dopuszczonych formach, w szczególności tradycyjnie za pośrednictwem poczty lub przez właściwy system teleinformatyczny, jeżeli przepisy przewidują taką możliwość.

Samo przesłanie decyzji w załączniku do zwykłego e-maila nie oznacza jej skutecznego doręczenia.

Prawidłowe doręczenie ma zasadnicze znaczenie dla sytuacji prawnej strony. Zgodnie z art. 110 § 1 k.p.a. organ administracji jest związany wydaną decyzją od chwili jej doręczenia lub ogłoszenia, o ile przepisy nie stanowią inaczej.

Od doręczenia rozpoczynają również bieg terminy przewidziane na jej zaskarżenie.

Jeżeli decyzję przesłano wyłącznie zwykłym e-mailem, może się okazać, że termin do wniesienia środka zaskarżenia w ogóle nie rozpoczął biegu.

Nie oznacza to jednak, że można zignorować otrzymaną korespondencję. Każdorazowo należy sprawdzić charakter rozstrzygnięcia, sposób jego przekazania oraz przepisy mające zastosowanie w danej sprawie.

W sporach z organami administracji znaczenie ma nie tylko zasadność wydanego rozstrzygnięcia. Równie istotne może okazać się ustalenie, czy zostało ono prawidłowo doręczone oraz czy rozpoczął się termin do jego zaskarżenia.

Kancelaria prowadzi sprawy z zakresu prawa administracyjnego, w tym dotyczące kwestionowania decyzji organów administracji publicznej i reprezentacji przed sądami administracyjnymi.

Jeżeli otrzymałeś decyzję urzędową pocztą elektroniczną i masz wątpliwości co do skuteczności jej doręczenia albo możliwości wniesienia odwołania lub skargi, zapraszamy do kontaktu z Kancelarią.

Podstawa prawna i orzecznictwo: art. 39, art. 39¹, art. 109 i art. 110 k.p.a.; ustawa z 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych; postanowienie Naczelnego Sądu Administracyjnego z 1 lipca 2026 r., III OSK 1078/26.

Stan prawny: 18 października 2026 r.